DMS - Dokumenten-Management-System

Wo lagern Sie Ihre Dokumente?



Das Dokumenten-Management-System ist eine komfortable Lösung, um Dokumente automatisiert und schnell zu erfassen. Dokumente in Papierform können automatisiert und manuell indiziert, klassifiziert und in beliebigen Archivsystemen ablegt oder an andere Systeme weitergeleitet werden. Der Vorgang verläuft über das integrierte Standarderkennungsmodul, welches mit den Verfahren der Indexierung (Scan, Barcode, OCR, Datenbank- und Anwendungszugriff, usw.) kombiniert wird.

Mit einer passenden Anbindung an verschiedene Archivierungssysteme ist es jederzeit möglich die gewünschte Dokumente aufzurufen oder neu zuordnen. Lange Suchzeiten Ihrer Dokumente in Aktenordnern gehören der Vergangenheit an.


Sämtliche Regeln und Einstellungen werden je nach Firmenbedarf konfiguriert. Konfigurationen dieser Art reichen von der Barcode/OCR-Erkennung über Seitentrennung, Formularerkennung bis zur Anbindungen von Datenbanken. Ein Dokumenten-Management-System eignet sich für alle Arten und Größen von Unternehmen. Wenn Sie regelmäßig geschäftsrelevante Dokumente gesetzeskonform digital ablegen wollen, dann ist ein DMS die einzig beste Lösung.


Wo sind Ihre Dokumente gespeichert? DMS mit Kendox!


Ganze Dokumentenstapel können mit Dokumenten-Management in einem Arbeitsgang automatisiert verarbeitet werden. Spezielle Filter erlauben der Scananwendung, die geläufigsten Dokumenttypen (Lieferscheine, Rechnungen, u.ä.) selbst zu erkennen und automatisch zu indexieren. Auf diese Weise können Dokumente schnell und ordnungsgemäß beschlagwortet und abgelegt werden.



NAV & DMS Support, Persönliche Beratung





Das Dokumentenarchiv aus der Steckdose


Unternehmen haben heute Besseres zu tun, als sich um die Verwaltung und gesetzeskonforme Archivierung ihrer Dokumente zu kümmern. Sie wollen sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Trotzdem muss sichergestellt sein, dass geschäftsrelevante Informationen rund um die Uhr an jedem Ort verfügbar sind. Am besten aus der jeweiligen Fachanwendung heraus, so dass Geschäftsprozesse möglichst effizient abgewickelt werden können.

Mit dem «InfoShare Cloud Archive Service» von Kendox profitieren Unternehmen von der sicheren und nachvollziehbaren Datenspeicherung in der Cloud. Die hochverfügbare und flexible Archivierungsplattform lässt sich schnell und einfach in bestehende Fachanwendungen integrieren und stellt gleichzeitig sicher, dass Dokumente jederzeit und überall verfügbar sind — über Ihre Fachanwendung, den Web Browser oder ein Tablet bzw. Smartphone.


Dokumenten-Management mit Kendox InfoShare


Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist für den Einsatz in Unternehmen ausgelegt, die das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen, Akten und Prozessen optimieren wollen. Die sehr hohe Skalierbarkeit und Offenheit des Gesamtsystems garantieren, dass sowohl kleinere Teams und Arbeitsgruppen als auch unternehmensweite Anwendungen abgebildet werden können. Die Benutzer arbeiten dabei mit der Anwendung ihrer Wahl - entweder mit dem Windows Client, dem Web Client im Browser, nahtlos integriert mit einer führenden Anwendung wie z.B. ERP-Systemen oder mit der hochmodernen App für mobile Geräte. Dabei ist immer sichergestellt, dass die verwalteten Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform im Dokumentenarchiv verwaltet werden.


Dokumenten-Management (oder auch ECM - Enterprise Content Management) bedient dabei verschiedene Unterfunktionen: Dokumente werden erfasst, im DMS System unter Compliance Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen integriert. Zusätzlich werden Dokumente mit bestehenden Fachanwendungen integriert, die Verwaltung der Dokumente mit verschiedenen Standardanwendungen sichergestellt sowie der mobile Zugriff rund um die Uhr bereitgestellt.


Effizientes DMS


Informationen werden in Unternehmen heute immer noch häufig an verschiedenen Orten verwaltet. Ein übergreifender Zugriff auf alle Information und eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist oft nicht möglich. «Kendox InfoShare» unterstützt Sie dabei, Dokumente und Akten einfach und schnell innerhalb des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Typische Dokumentenmanagement-Funktionen wie z.B. Check-Out/Check-In, Versionierung, Annotationen und flexible Suchmöglichkeiten stehen Ihren Anwendern dabei unmittelbar zur Verfügung. Dokumente können so effizient abgelegt, revisionssicher archiviert und vor allem schnell und einfach wieder gefunden werden.


Integrierter Vorgangsmanager


Geschäftsprozessmanagement steht bei vielen Unternehmen – unabhängig von Größe und Branche – ganz oben auf der Agenda. Die Prozesse im Unternehmen werden nicht nur effizienter und schneller, sondern vor allem auch flexibler und transparenter. Mit dem «InfoShare Process Manager» können Abläufe vordefiniert werden, so dass wiederkehrende Prozesse immer gleich ablaufen und deutlich ist, an welcher Stelle sich der Gesamtprozess aktuell befindet und wer gerade verantwortlich ist. Zusätzlich können individuelle Abläufe auch ad-hoc definiert werden — der Benutzer kann bei Bedarf also festlegen, welchen Weg beispielsweise ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden.


ERP Partner - Bodensee | Stuttgart | Freiburg | UlmClient
ERP Partner - Bodensee | Stuttgart | Freiburg | UlmVorgangsvorlage


NAV & DMS Support